Dejar que un comercial o un técnico se lleve el coche de empresa a casa es habitual, y muchas veces el trabajador lo usa también para algún recado o para el fin de semana. Ese uso personal no es un detalle sin importancia: para Hacienda puede ser una retribución en especie que tributa en el IRPF del trabajador, y para la empresa es un coste que conviene tener medido. Esta guía explica cómo se valora, qué criterio aplica la Agencia Tributaria y cómo organizar el control sin invadir la intimidad de nadie.
Cuándo el coche de empresa es retribución en especie
Si la empresa cede un vehículo al trabajador y este puede usarlo para fines particulares, esa posibilidad es un rendimiento del trabajo en especie. Si el coche solo se usa para trabajar y no puede utilizarse para nada más, no hay retribución en especie.
El matiz importante está en el criterio de la Agencia Tributaria. Su Manual práctico de Renta 2025 dice que, cuando el uso es mixto, para la empresa y para fines particulares, solo procede imputar retribución en especie en la medida en que el trabajador tenga la facultad de disponer del vehículo para fines particulares, con independencia de que exista o no una utilización efectiva. Es decir, lo que cuenta es la disponibilidad, no solo los kilómetros personales que se hayan hecho.
Por eso es tan importante lo que la empresa deje por escrito sobre cuándo puede usarse el coche y cuándo no.
Cómo se valora
La regla está en el artículo 43.1.1.º b) de la Ley 35/2006 del IRPF:
- Uso del vehículo: el 20 % anual del coste de adquisición para la empresa, incluidos los tributos que graven la operación.
- Si el vehículo no es propiedad de la empresa (por ejemplo, en renting): el 20 % se aplica sobre el valor de mercado que tendría el vehículo si fuese nuevo.
- Entrega del vehículo al trabajador: el coste de adquisición para la empresa. Si antes se ha usado, se tiene en cuenta la valoración del uso anterior.
Sobre ese 20 % se aplica después el porcentaje de disponibilidad para fines particulares. Por ejemplo, si un coche costó 25.000 euros y se considera que el trabajador puede disponer de él para fines personales un 30 % del tiempo, la retribución en especie anual sería el 20 % de 25.000 euros (5.000 euros) por ese 30 %, es decir, 1.500 euros. Las cifras son un ejemplo; el porcentaje real depende de cada caso.
Reducciones para vehículos eficientes
El artículo 48 bis del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007) permite reducir la valoración del uso en un 15 %, un 20 % o un 30 % según el tipo de vehículo, sus emisiones y su valor de mercado. La reducción del 30 % alcanza a los eléctricos de batería, los eléctricos de autonomía extendida y los híbridos enchufables con una autonomía mínima de 15 km y un valor de mercado como nuevos, antes de impuestos, no superior a 40.000 euros. Revisa los requisitos exactos de cada tramo en el reglamento antes de aplicarla.
El combustible va aparte
Según el mismo manual de la Agencia Tributaria, el seguro, los impuestos municipales y el mantenimiento ya están incluidos en esa valoración. El combustible no: si la empresa paga el combustible del uso personal, es una retribución en especie separada.
Cómo fijar el porcentaje de uso personal
La ley no da un porcentaje fijo. El manual de la Agencia Tributaria indica que el porcentaje de uso laboral se estima según la naturaleza y las características de las funciones del trabajador. En la práctica, conviene apoyarse en hechos que se puedan demostrar:
- La política de uso por escrito. Si el coche solo puede usarse durante la jornada y debe quedarse en la base fuera de ella, la disponibilidad para fines particulares es muy distinta de la de un coche que el trabajador tiene siempre a su disposición.
- Dónde pasa el coche la noche y los días libres. No es lo mismo dejarlo en la nave que llevárselo a casa.
- Los recorridos y los kilómetros. Un registro de los desplazamientos de trabajo ayuda a justificar qué parte es laboral.
- Las funciones del puesto. Un comercial que visita clientes toda la semana no está en la misma situación que alguien que solo usa el coche de vez en cuando.
Como el criterio de Hacienda es la disponibilidad, los kilómetros por sí solos no cierran la cuestión, pero sí ayudan a sostener el porcentaje que la empresa ha fijado y a revisar si la política se cumple. Si tienes dudas sobre tu caso, consúltalo con tu asesor fiscal.
La política de uso: qué dejar por escrito
Un documento sencillo, firmado por el trabajador al recibir el vehículo, evita la mayoría de los conflictos. Debería recoger:
- Si se permite el uso personal y en qué casos: nunca, solo en el trayecto a casa, fines de semana, vacaciones…
- Quién puede conducirlo: solo el trabajador o también familiares.
- Quién paga el combustible del uso personal y cómo se reparte.
- Qué hacer en caso de multa, golpe o avería fuera de la jornada.
- Que el vehículo lleva un localizador, para qué se usan los datos y cómo se tratan fuera de la jornada.
- Cómo se calcula la retribución en especie, si la hay.
Controlar sin invadir la intimidad
Si el vehículo lleva un localizador GPS, la empresa tiene que cumplir el artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018, de protección de datos: informar antes a los trabajadores de forma expresa, clara e inequívoca de la existencia y las características del dispositivo. La guía de la AEPD sobre protección de datos en las relaciones laborales pide además especial cuidado cuando se permite el uso personal, y propone como medida principal que el trabajador pueda desactivar temporalmente el seguimiento cuando lo justifiquen circunstancias especiales.
La forma más limpia de hacerlo es separar bien los dos usos en la política y no consultar los datos fuera de la jornada salvo por un motivo concreto que esté comunicado, como un robo.
Cómo te ayuda Geotrackr
Con Geotrackr, cada vehículo lleva un localizador GPS y la empresa consulta su posición y su histórico de rutas, con las paradas y los repostajes en su punto exacto, desde la app para Android e iOS o desde el panel web. Puedes descargar un informe de cada ruta, que te sirve para justificar los desplazamientos de trabajo y comprobar que la política de uso se cumple.
Los repostajes, reparaciones y facturas del coche se imputan a ese vehículo en sus gastos, con su gasto anual y su coste por kilómetro, para saber cuánto cuesta de verdad el coche que tiene asignado cada persona. Recuerda informar a tu plantilla antes de activar el seguimiento y dejar claro qué pasa fuera de la jornada.
