Pagar a un trabajador el kilometraje cuando usa su coche, o las dietas cuando come o duerme fuera por trabajo, es algo habitual. Lo que no siempre se hace bien es justificarlo. Si la empresa no puede demostrar que el desplazamiento fue real y por trabajo, Hacienda puede tratar esas cantidades como salario, con la retención y la tributación que eso supone. Esta guía explica qué límites marca el Reglamento del IRPF, qué hay que acreditar y cómo organizar las pruebas.
Dónde está la norma
La Ley 35/2006 del IRPF, en su artículo 17.1.d), incluye las dietas y asignaciones para gastos de viaje entre los rendimientos del trabajo, salvo las de locomoción y las normales de manutención y estancia en los términos que fije el reglamento. Ese desarrollo está en el artículo 9 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007).
La condición de partida es que el trabajador se desplace fuera de la fábrica, el taller, la oficina o el centro de trabajo para trabajar en un lugar distinto. Ir de casa al trabajo no es un desplazamiento que dé derecho a estas exenciones.
Kilometraje: cuánto y con qué condiciones
Cuando el trabajador usa un vehículo propio, o en general un medio que no es transporte público, el artículo 9.A.2.b) del reglamento deja exentos los kilómetros recorridos multiplicados por una cantidad fija, más los peajes y el aparcamiento que se justifiquen. Esa cantidad es de 0,26 euros por kilómetro desde que la Orden HFP/792/2023 la actualizó. Si usa transporte público, queda exento el importe que se justifique con factura o documento equivalente.
La condición clave está en el propio artículo: el importe por kilómetro solo se excluye de gravamen siempre que se justifique la realidad del desplazamiento. No basta con apuntar una cifra de kilómetros al final del mes.
Lo que se pague por encima de 0,26 euros por kilómetro tributa como rendimiento del trabajo. La empresa puede pagar más, pero la diferencia ya no está exenta.
Si el desplazamiento se hace en un vehículo de la empresa, el trabajador no pone su coche y no hay kilometraje que compensar. En ese caso lo que importa es controlar los gastos del propio vehículo.
Dietas de manutención y estancia
Las dietas para comidas y alojamiento solo están exentas cuando el gasto se produce en un municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del de residencia del trabajador. Las cuantías del artículo 9.A.3 son estas:
| Situación | España | Extranjero |
|---|---|---|
| Manutención, con pernocta | 53,34 euros al día | 91,35 euros al día |
| Manutención, sin pernocta | 26,67 euros al día | 48,08 euros al día |
| Estancia (hotel) | Lo que se justifique | Lo que se justifique |
| Estancia de conductores de transporte de mercancías por carretera | Hasta 15 euros al día sin justificar el importe | Hasta 25 euros al día sin justificar el importe |
Hay dos límites más que conviene tener presentes. Si el desplazamiento a un mismo municipio dura de forma continuada más de nueve meses, las dietas de manutención y estancia dejan de estar exentas. Y lo que supere estas cuantías tributa.
Para que estas cantidades estén exentas, el reglamento dice expresamente que el pagador debe acreditar el día y el lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.
Qué pruebas guardar de cada desplazamiento
Con lo anterior, la documentación mínima de cada desplazamiento debería permitir responder a estas preguntas: quién viajó, qué día, desde dónde, hasta dónde, para qué y cuántos kilómetros. En la práctica:
- Una hoja de liquidación de gastos por trabajador y mes, firmada, con una línea por desplazamiento.
- El motivo de cada viaje: cliente visitado, obra, avería atendida, reunión. Mejor si se puede enlazar con un pedido, un parte de trabajo o una factura al cliente.
- Los kilómetros calculados de forma razonable entre origen y destino, sin redondeos generosos.
- Los tiques de peajes y aparcamientos, si se reclaman.
- Las facturas de hotel y, en su caso, de transporte público.
- La nómina, donde las dietas y el kilometraje aparezcan separados del salario.
Cuanto más fácil sea enlazar cada desplazamiento con un trabajo concreto, más sólida será la justificación si Hacienda la pide.
Errores frecuentes
- Pagar una cantidad fija al mes llamada kilometraje o dietas sin relación con los viajes reales. Es fácil que se considere salario.
- Pagar dietas por comer en el mismo municipio del centro de trabajo. No cumple el requisito de municipio distinto.
- Pagar kilometraje por ir de casa al trabajo. No es un desplazamiento para trabajar en un lugar distinto.
- No guardar el motivo. Una fecha y unos kilómetros sin explicación no acreditan nada.
- Superar los límites sin tributar la diferencia. El exceso tiene que pasar por nómina con su retención.
Si tu caso tiene particularidades, como centros de trabajo móviles o itinerantes, que el reglamento trata aparte, revísalo con tu asesor laboral o fiscal.
Cómo te ayuda Geotrackr con los vehículos de la empresa
Cuando los desplazamientos se hacen en vehículos de la empresa, Geotrackr te ayuda a tener la prueba del día y el lugar. Cada vehículo lleva un localizador GPS y el histórico de rutas guarda por dónde ha pasado y dónde ha parado. Puedes descargar un informe de cada ruta, que sirve para justificar kilómetros o comprobar un servicio, y adjuntarlo a la documentación del desplazamiento.
Los repostajes, peajes y cualquier otra factura del vehículo se imputan a él en los gastos de cada vehículo, con su gasto anual y su coste por kilómetro. Recuerda informar antes a los trabajadores de que el vehículo lleva localizador, como exige la normativa de protección de datos. Si tienes dudas sobre cómo funciona, revisa las preguntas frecuentes.
