En una explotación con varias fincas, o en una empresa que hace trabajos agrícolas para terceros, los tractores y los equipos se mueven de una parcela a otra, cambian de conductor y pasan días en el campo. Saber dónde está cada máquina, cuánto trabaja y cuánto cuesta deja de ser sencillo en cuanto hay más de dos o tres. Esta guía propone una forma ordenada de llevar ese control: qué datos recoger, de dónde salen y cómo usarlos para repartir costes, planificar el mantenimiento y no perder la ITV.
Por qué controlar el uso de la maquinaria
Un tractor parado en la nave cuesta dinero aunque no trabaje: seguro, amortización, revisiones. Y uno que trabaja mucho cuesta todavía más: combustible, desgaste, averías. Llevar el control sirve para:
- Repartir los costes entre fincas, cultivos o clientes, y saber qué labores te salen a cuenta.
- Cobrar bien los trabajos a terceros, si te dedicas a prestar servicios con tu maquinaria.
- Planificar el mantenimiento según lo que de verdad trabaja cada máquina.
- Decidir si hace falta otra máquina, si alguna sobra o si conviene sustituir una que da demasiados gastos.
- Proteger la maquinaria frente a robos y usos que no has autorizado.
Horas de trabajo: de dónde salen
En la maquinaria agrícola, el uso se mide sobre todo en horas de motor, no en kilómetros. Un tractor puede pasar una jornada entera labrando sin recorrer apenas distancia. Por eso los fabricantes suelen fijar el mantenimiento por horas, y por eso las horas son la unidad habitual para calcular costes.
Las fuentes más habituales son dos:
- El horómetro de la propia máquina. Apunta la lectura al empezar y al terminar cada trabajo, o al menos una vez por semana. Es el dato que manda para el mantenimiento.
- El parte de trabajo. Un registro sencillo de cada labor: fecha, máquina, conductor, finca o cliente, labor realizada y horas. Es el que te permite repartir costes.
Lo importante es que las dos cosas cuadren. Si el horómetro dice que un tractor ha trabajado 40 horas en una semana y los partes solo suman 30, falta saber dónde han ido las otras 10. Las cifras son un ejemplo, pero la comprobación es útil siempre.
Ubicación: saber dónde trabaja cada máquina
Con varias fincas, la pregunta de dónde está cada máquina aparece cada día: para organizar la jornada, para llevar el combustible o un recambio, o para mandar a alguien a recogerla. La ubicación también sirve para comprobar los partes de trabajo:
- Si el parte dice que se ha trabajado en una finca y el recorrido de la máquina lo confirma, el dato es sólido.
- Si hay un desplazamiento que no aparece en ningún parte, toca preguntar.
- Si una máquina pasa días sin moverse, quizá esté sobrando en esa época.
Los desplazamientos por carretera entre fincas, además, consumen tiempo y combustible sin producir. Ver por dónde se mueve cada máquina ayuda a ordenar las labores para que haga menos viajes en vacío.
Gastos y coste de cada máquina
El otro lado del control es el gasto. Para cada tractor o equipo conviene sumar:
| Tipo de gasto | Ejemplos |
|---|---|
| Combustible | Cada repostaje, con su fecha y su importe. |
| Mantenimiento | Cambios de aceite y filtros, engrases, neumáticos. |
| Reparaciones | Averías, piezas, mano de obra del taller. |
| Gastos fijos | Seguro, ITV, impuestos. |
Dividiendo el gasto entre las horas de trabajo obtienes el coste por hora de cada máquina, que es la referencia para comparar unas con otras y para poner precio a los trabajos. Si la máquina también circula por carretera, el coste por kilómetro te ayuda a ver cuánto suponen los traslados.
La ITV de los tractores
Los tractores y buena parte de la maquinaria agrícola también pasan la ITV. Según el artículo 6 del Real Decreto 920/2017, que regula la inspección técnica de vehículos:
- Tractores agrícolas o forestales con velocidad máxima de fabricación superior a 40 km/h: exentos hasta los 4 años, bienal de 4 a 16 años y anual a partir de 16.
- Resto de tractores agrícolas o forestales, máquinas automotrices (salvo las de un eje), remolques especiales, máquinas remolcadas y tractocarros: exentos hasta los 8 años, bienal de 8 a 16 años y anual a partir de 16.
La antigüedad se cuenta desde la primera matriculación o puesta en servicio. Con una flota de máquinas de edades distintas, cada una tiene su propio calendario, así que conviene tener las fechas apuntadas con antelación.
Errores frecuentes
- Apuntar las horas de memoria al final de la semana. Los partes se rellenan el mismo día o se pierden.
- No separar los gastos por máquina. Si todo el gasóleo va a una cuenta común, no sabes qué tractor consume más.
- Olvidar los equipos sin motor. Aperos y remolques también tienen gastos y, algunos, ITV.
- Dejar las máquinas en el campo sin control. Una máquina que pasa la noche en una parcela alejada es un objetivo fácil.
Cómo te ayuda Geotrackr
Geotrackr sirve para tractores y todo tipo de vehículos y equipos agrícolas. Cada máquina lleva un localizador GPS instalado y la ves en el mapa en tiempo real desde la app para Android e iOS o desde el panel web, para saber dónde trabaja cada una. El histórico de rutas te enseña por dónde se ha movido cada máquina y dónde ha parado, con un informe descargable de cada ruta, para contrastarlo con los partes.
Los repostajes, reparaciones y cualquier factura se imputan a su máquina en los gastos de cada vehículo, con el gasto anual y el coste por kilómetro. Las horas de motor siguen saliendo del horómetro y de tus partes. Y la documentación con avisos guarda el seguro, la ITV y cualquier otro documento con su fecha de caducidad, y te avisa antes de que venza.
