Poner un localizador GPS en los vehículos de la empresa es legal, pero no basta con instalarlo y empezar a mirar el mapa. En cuanto el vehículo lo conduce un trabajador, saber dónde está el vehículo es también saber dónde está esa persona, y eso entra de lleno en la protección de datos. Esta guía explica qué dice la ley, qué tienes que contar antes de activarlo, qué límites marca la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y qué errores conviene evitar.
Qué dice la ley sobre la geolocalización en el trabajo
La norma de referencia es la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). Su artículo 90 permite a los empleadores tratar los datos obtenidos por sistemas de geolocalización para ejercer las funciones de control que les reconoce el Estatuto de los Trabajadores, siempre dentro de su marco legal y con sus límites.
Ese marco es el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, que deja a la empresa adoptar medidas de vigilancia y control para verificar que el trabajador cumple sus obligaciones, «guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad».
El mismo artículo 90 añade la condición que más se olvida: antes de usar el sistema, la empresa tiene que informar de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, de que existe el dispositivo y de cómo es. También tiene que informarles de que pueden ejercer los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión.
Además, si en la empresa hay comité, el artículo 64.5.f) del Estatuto le da derecho a emitir un informe previo sobre la implantación y revisión de sistemas de organización y control del trabajo. Y el artículo 91 de la LOPDGDD abre la puerta a que el convenio colectivo añada garantías propias, así que revisa el tuyo.
No hace falta el consentimiento, pero sí informar
Es un malentendido frecuente pensar que cada conductor tiene que firmar su consentimiento. La guía de la AEPD La protección de datos en las relaciones laborales lo aclara: la base jurídica del tratamiento no es el consentimiento, sino el contrato de trabajo y las facultades de control que la ley da al empleador.
Lo que sí es obligatorio es la información previa. Un buen aviso a la plantilla debería dejar claro, como mínimo:
- Qué vehículos llevan localizador y desde cuándo.
- Para qué se usan los datos: organizar los servicios, proteger los vehículos frente a robos, justificar kilómetros, controlar gastos…
- Qué datos se registran (posición, recorridos, paradas) y quién puede consultarlos dentro de la empresa.
- Cuánto tiempo se guardan.
- Qué pasa fuera de la jornada si el vehículo se usa también para fines personales.
- Cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión.
La AEPD aconseja además que la información aparezca en un lugar destacado de cada vehículo, a la vista del conductor. Un adhesivo en el salpicadero cuesta poco y evita discusiones.
Los límites que marca la AEPD
Que el sistema sea legal no significa que valga cualquier uso. La guía de la AEPD recoge varios principios que conviene tener presentes desde el primer día.
Finalidad y minimización
Los datos se usan para lo que dijiste que se iban a usar. El ejemplo de la propia guía: si la geolocalización se usa para el registro horario, los datos no pueden servir para comprobar la ubicación del trabajador en cada momento, sino solo las horas de inicio y fin de la actividad.
Proporcionalidad
La AEPD pide limitar estos sistemas a las situaciones en las que no haya medios menos invasivos. Pone como ejemplo justificado el transporte de mercancías, donde importa saber dónde está el vehículo y cuándo podrá hacer una entrega, y advierte de que eso no justifica dar un dispositivo de este tipo a toda la plantilla si su trabajo no lo necesita.
El vehículo, no la persona
La guía recuerda que los localizadores de vehículos sirven para seguir el vehículo, no para vigilar el comportamiento o el paradero de los conductores. Aun así, reconoce que localizar la herramienta acaba localizando también a quien la usa, y por eso pide cautelas.
Uso personal del vehículo y fuera de la jornada
Aquí es donde más conflictos aparecen. Si el trabajador puede usar el coche de empresa para fines personales, la AEPD propone como medida principal que pueda desactivar temporalmente el seguimiento cuando haya circunstancias que lo justifiquen, como ir al médico.
La guía cita también una sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Asturias (STSJ AS 4125/2017) que obligó a la empresa a garantizar que el dispositivo no estuviera operativo una vez terminada la jornada, porque el poder de control del empleador acaba con ella.
Si tienes un motivo legítimo para conocer la ubicación fuera de la jornada, como prevenir robos, el medio tiene que ser proporcional. La AEPD pone el ejemplo de consultar los datos ya guardados solo cuando haya un motivo concreto, y no en todo momento.
En la práctica, decide por escrito una de estas opciones y cuéntala en el aviso:
| Situación | Qué conviene hacer |
|---|---|
| El vehículo solo se usa en la jornada y se queda en la base | Informar y usar los datos para los fines comunicados. |
| El trabajador se lleva el vehículo a casa pero no puede usarlo para fines personales | Dejarlo por escrito y limitar la consulta fuera de la jornada a motivos concretos, como un robo. |
| Se permite el uso personal | Valorar cómo desactivar o no consultar el seguimiento en ese tiempo, y explicarlo en el aviso. |
Errores frecuentes
- Instalar primero y avisar después. La información tiene que ser previa. Un dato obtenido sin avisar puede no valer en un procedimiento disciplinario.
- Usar los datos para algo que no se comunicó. Si dijiste que el localizador era para organizar rutas, no lo uses de repente para otra cosa sin informar antes.
- Dar acceso a todo el mundo. Limita quién puede consultar el mapa y los históricos. No hace falta que toda la oficina vea dónde está cada conductor.
- Obligar a usar el móvil personal. La AEPD considera que no es lícito imponer al trabajador que aporte medios propios, como su teléfono, para geolocalizarle.
- Guardar los datos sin límite. Fija un plazo de conservación según la finalidad y cúmplelo.
- Olvidar a los representantes. Si hay comité o delegados, infórmales y revisa el convenio.
Si el sistema es nuevo para tu empresa, la AEPD recomienda hacer una evaluación de impacto antes de implantarlo. Ante cualquier duda concreta, consulta con quien te asesore en protección de datos o en la propia web de la AEPD.
Cómo encaja Geotrackr
Con Geotrackr, cada vehículo lleva un localizador GPS instalado y la empresa consulta su posición en el mapa desde la app para Android e iOS o desde el panel web. El sistema localiza el vehículo, no el teléfono del conductor, así que nadie tiene que poner su móvil personal para que funcione.
Además de la localización en tiempo real, guarda el histórico de rutas con las paradas y los repostajes, que te sirve para justificar kilómetros, comprobar un servicio o revisar un gasto. Lo que la herramienta no hace por ti es decidir para qué vas a usar esos datos ni avisar a tu plantilla: eso te toca a ti, y con lo que has leído aquí ya sabes por dónde empezar. Si te quedan dudas sobre cómo funciona, tienes las respuestas más habituales en las preguntas frecuentes.
